Automatizando Word: Rellenar datos sin macros
| 13 Junio 2005
Con Word podemos automatizar un poco ciertas tareas más o menos repetitivas y hacerlas más sencillas. En este caso vamos a tratar de realizar una plantilla que nos pida unos datos y luego nos los rellene a lo largo del documento, pero sin utilizar macros.
Imaginemos que tenemos un texto como el siguiente:
“NOMBRE con dirección en DIRECCIÓN y con documento nacional de identidad número DNI ha nacido el día FECHA DE NACIMIENTO.
Aquí podemos añadir lo que creamos conveniente....
Aquí repetiremos los campos porque a veces hay campos que se repiten y no es necesario escribirlos dos veces.
Asimismo NOMBRE declara que su FECHA DE NACIMIENTO es correcta.
Además declara que el número DNI corresponde a su Documento Nacional de Identidad y que realmente vive en DIRECCIÓN”
Vemos que los campos que queremos que nos pida Word es NOMBRE, DIRECCIÓN, FECHA DE NACIMIENTO Y DNI. Estos campos son lo que yo he elegido pero tú puedes adaptarlos a tu gusto.
Bien, empezamos.
Abrimos un documento de Word y en este caso lo primero que tenemos que insertar es un campo que Word nos debe preguntar. Para que Word nos pregunte es necesario que nosotros le indiquemos que debe hacerlo y eso lo realizaremos mediante lo que se conoce como "Códigos de Campo". Podemos insertar los "Códigos de campo" de dos formas: mediante el menú Insertar / Campo y mediante el teclado, pulsando Ctrl+F9 y poniendo los códigos apropiados.
Entonces vamos a Insertar / Campo y seleccionamos el campo llamado "Fill-In" y en el apartado "Pedir información" ponemos lo que queramos que nos pregunte, en este caso he puesto NOMBRE. Si ahora pulsamos Alt+F9 podemos ver cómo escribe Word ese código de campo y veremos algo así:
{FILLIN NOMBRE \*MERGEFORMAT}
Nos situamos después de la llave del campo y continuamos añadiendo nuestro texto hasta el siguiente campo, que en este caso es DIRECCIÓN. Ahora vamos a añadir el campo "Fill-in" mediante el teclado. Para ello pulsamos Ctrl+F9 y vemos que nos aparecen dos llaves {}. Nos situamos en medio de ellas y escribimos {FILLIN DIRECCION \* MERGEFORMAT}. Salimos del campo y continuamos escribiendo la primera parte del documento y los campos tal y como hemos hecho hasta ahora. El resultado sería, con los códigos de campo activados, sería:
{FILLIN NOMBRE \*MERGEFORMAT} con dirección en {FILLIN DIRECCION \* MERGEFORMAT} y con documento nacional de identidad número {FILLIN DNI \* MERGEFORMAT} ha nacido el día {FILLIN "FECHA DE NACIMIENTO" \* MERGEFORMAT} .
Ahora debemos insertar marcadores en cada uno de esos campos que hemos creado. Para ello seleccionamos el primer campo y vamos al menú Insertar / Marcador y le ponemos un nombre al marcador y hacemos click en la opción "Agregar". En este caso yo le he puesto igual que el campo, es decir, NOMBRE. Seleccionamos uno a uno el resto de los campos y repetimos el proceso poniendo un nombre de marcador diferente para cada uno de ellos. Así tendríamos tantos marcadores con el mismo nombre que los campos a rellenar.
Ahora pasamos a escribir la segunda parte del documento, es decir, aquella en la que los datos se nos van a rellenar automáticamente :-) Para conseguir que Word rellene esos campos automáticamente hay otro código que debemos insertar y que es el código "Ref MARCADOR", es decir hacer referencia a algo y ese algo son los marcadores que hemos definido anteriormente. Así la segunda parte empezaría así:
"Asimismo..." y aquí insertamos el siguiente código mediante Ctrl+F9: {REF NOMBRE} De forma similar hacemos lo mismo para el resto de campos que deseamos repetir con lo que la segunda parte del texto nos quedaría así:
Asimismo {REF NOMBRE} declara que su {REF FECHA_DE_NACIMIENTO} es correcta.
Además declara que el número {REF DNI} corresponde a su Documento Nacional de Identidad y que realmente vive en {REF DIRECCION}
Desactivamos los códigos de campo, pulsando de nuevo ALT+F9, y lo guardamos como una plantilla de Word mediante el comando Guardar Como que tenemos dentro del menú Archivo y cerramos el archivo. Ahora abrimos Word y seleccionamos Archivo / Nuevo y en el apartado "Nuevo a partir de una plantilla" seleccionamos nuestra plantilla. Nos preguntará los campos que le hayamos indicado y nos los rellenará a lo largo del archivo.
Nota del Admin: En nuestra sección de descargas tenéis una plantilla de ejemplifica lo comentado en este artículo
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escrito por Robeto, junio 24, 2009
escrito por diegodechaco, mayo 09, 2009
escrito por Miguel Hernández, noviembre 18, 2008
escrito por Jorge Ramirez, noviembre 27, 2006
mil gracias
escrito por ARB, octubre 14, 2006
escrito por bky, septiembre 14, 2006
escrito por Guest, agosto 25, 2006
Actualizado (Miércoles, 01 de Octubre de 2008 10:48)