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Si vamos al menú Insertar de Word vemos que una de las opciones que nos aparece en la lista desplegable es la de Autotexto que podríamos definir como una serie de elementos que se suelen usar frecuentemente, que suelen ser estandarizados y permiten la función Autocompletar. Si nos situamos a la altura de la entrada de Autotexto nos aparece al lado otro desplegable con las categorías predefinidas que trae Word, tales como Cierre, Saludo, Encabezado y Pie de página, etc.
Lo primero que deberíamos saber es que esas categorías se organizan por estilos y formatos y si seleccionamos un estilo en concreto (por ejemplo, Pie de página) y volvemos de nuevo a las opciones de Autotexto sólamente nos aparecerán aquellas referidas a ese estilo ("Autor, Página, Fecha", "Autor"...).
Se pueden agregar y eliminar elementos de esas entradas y se pueden crear nuevas categorías. Veamos cómo hacerlo
1- Agregar un elemento de Autotexto Seleccionamos el elemento que queremos guardar como un elemento de Autotexto y luego vamos al menú Insertar / Autotexto y seleccionamos Nuevo (o bien pulsamos Alt+F3). Ponemos el nombre a nuestro elemento de autotexto y listo. Si queremos que la función Autocompletar nos funcione con el nuevo elemento su nombre debe ser al menos de cinco caracteres.
Normalmente este autotexto se habrá creado en la categoría Normal, a no ser que tuviésemos otro estilo seleccionado. 2- Agregar un Autotexto en una categoría específica Seleccionamos el elemento que queremos guardar como un elemento de Autotexto y definimos el formato de la categoría a la cual lo queremos añadir. Para selecciona el formato nos vamos al menú de Formato / Estilo (en Word 2000) o Formatos / Estilos y formato (en Word 2002). Aplicamos el formato a la selección del elemento y luego nos vamos a Insertar / Autotexto / Nuevo (o bien pulsamos Alt+F3). De la misma forma que antes le ponemos un nombre y se habrá creado el autotexto en la categoría especificada.
Veamos un ejemplo práctico. Imaginemos que queremos finalizar nuestras cartas con la expresión "un cordial saludo" que no aparece en las entradas predefinidas de Word. Bien, pues escribimos en el documento esa expresión y le aplicamos el formato de "Cierre". Al realizar el proceso de insertar autotexto y si lo hemos hecho bien nos aparecería esa expresión dentro de la categoría de Cierre. 3- Eliminar un elemento de Autotexto Para eliminar un elemento debemos ir al menú Insertar / Autotexto / Autotexto. En la lista Elementos de Autotexto, buscamos el nombre del elemento de Autotexto que deseamos eliminar y pulsamos Eliminar.
Si lo que queremos es eliminar a la vez varios elementos de Autotexto lo haremos desde el menú Herramientas/ Plantillas y complementos, botón Organizador, pestaña Autotexto. En el cuadro situado a la izquierda y manteniendo presionada la tecla CTRL seleccionamos los elementos a eliminar y luego confirmamos con el botón Eliminar 4- Crear una categoría de autotexto nueva
Para ello es necesario crear un nuevo estilo desde Formato / Estilo (en Word 2000) o Formatos / Estilos y formato (en Word 2002). Definimos el estilo con los parámetros que deseemos. Una vez hecho esto procedemos igual que en el apartado 2 y nos habrá aparecido una nueva categoría dentro del menú Autotexto.
Veamos también un ejemplo práctico. Supongamos que estamos trabajando en un documento de filosofía y que insertamos muy a menudo nombres de filósofos y nos gustaria que al escribir las primeras letras del nombre Word reconociese lo que estamos escribiendo. Para conseguirlo nos creamos un estilo y le ponemos como nombre "Filosofos". Luego en el documento escribimos el nombre de un filósofo como Aristóteles. Seguimos los pasos del punto 2 teniendo en cuenta que el formato a seleccionar ahora sería Filosofos y en la nueva categoría nos debería aparecer ahora el nombre de Aristóteles y al escribir en Word "Aris" debería sugerirnos el nombre completo. 5- Mantener texto "repetitivo" actualizado sin tener que volver a escribirlo: http://office.microsoft.com/es-es/assistance/HP051893953082.aspx
Hasta la próxima Notal del Webmaster: Si teneis office 2007 podeis consultar este artículo que os explica como realizar el mismo proceso en esta suite ofimática. Redactado y escrito por Mónica.
Autotexto Office Word 2007
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